受付の内線電話で担当者を呼び出すにはどうしたらいいの?

ドラフトカフェ編集部

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2017/11/13

面接の当日は、面接官が待機している会場に直接ノックをして入ることはほとんどなく、会社の受付で面接官を呼び出す必要があります。慣れない電話は内線電話であっても、面接官を呼び出すのは緊張しますよね。

受付での内線電話や呼び出しの方を事前に身に着けておくことで、面接にも落ち着いて取り組むことができます。
今回は、面接練習では見逃しがちな受付の仕方について説明します。大切な面接に集中できるようにしましょう。

 

受付ってどうするの?

会社に到着すると、入り口に受付があります。会社によっては受付担当者がいる場合と内線電話のみ会社の入り口に内線用の電話器が置いてある場合があります。

受付に人がいてもいなくても伝えることは、高校名と自分の氏名、面接に来たことを伝えるだけです。
「本日○時からの面接で参りました、■■高等学校の●●(自分の氏名)と申します。
ご担当者様(事前に指定がある場合は担当者名)をお願いいたします。」と伝えましょう。

 

内線電話を使用する場合は、電話がつながると途端に「何を話したらいいの?」と困惑する学生がいます。
電話中は相手が聞き取りやすいように、ゆっくりハキハキと話すようにしましょう。

 

電話器を切るタイミングは?

担当者に面接の要件を伝え終えたら、すぐに電話を切らずに相手が先に切るのを待つようにしましょう。
要件を伝えてからすぐに受話器を置いてしまうと、面接担当者の耳に「ガチャン」という不快感が残ってしまいます。

相手が切ってから電話を切るようにし、切る際も受話器を直接おかずに指で先に電話を切ると、受話器を置く音がしないのでスマートです。

電話を待っていても相手が切らない場合は、「では、失礼いたします」と伝えて電話を切りましょう。
「電話を掛けたときから面接が始まっている」と考えて、相手に不快感を与えないようにしましょう。

 

電話を切ってから担当者が来るまではどうしたらいい?

内線電話を切った後は、面接官が来るのを待つことになります。
この時、内線電話が繋がって話した人から「椅子に掛けてお待ちください」と言われた場合は、受付にある椅子に掛けて面接官を待ちましょう。

「お待ちください」だけで椅子に掛けるよう指示がなかった場合は、他の来社する人の邪魔にならないように、電話器から離れて、面接官の方が分かりやすいような場所で立って待ちましょう。

 

待っている間に注意しておきたいこと

面接官が来るまでの間は、面接の最終チェックのために書類や携帯電話を確認したくなってしまうかもしれません。
しかし、面接官を呼び出したときから面接は始まっており、待ちながら書類を見ていたりすると落ち着きのない印象を与えてしまいます。

そのため、携帯電話の電源がオフになっているかどうかの最終の確認をするだけにしましょう。緊張している場合は深呼吸をするなどして静かに姿勢を正して待っておくようにしましょう。

面接当日は受付から緊張するかもしれませんが、笑顔とあいさつだけは忘れずにしましょう。


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