事務職は高校生に人気の職種（仕事内容）です。
事務職は会社によって仕事内容もさまざまで、とても仕事内容の幅が広いです。
求人票を見ても、「事務」とついている職種名が多くありますよね。
ここでは、事務職の仕事について詳しくお伝えします。
事務職の仕事内容は？
一般事務
「事務」というと、どのような仕事を思い浮かべますか？
もくもくとして誰とも話すことなく、単純な仕事をしていると思われがちの仕事です。
しかし、社内で出てくる事務作業をこなすには周りとのコミュニケーションが必要です。雑務といわれるようなこともこなし、社内に頼られる存在でもあります。
細々とした仕事をすることが多いですが、大きく分けると
- 資料作成
- データ入力
- データ集計
- メール応対
- 電話応対
- 来客応対
といった仕事内容があります。
事務の仕事は、効率良く仕事を進めるかが求められます。
Excelの関数を利用する知識やWordを使えると効率良く仕事が出来ますので、MOSの資格を持っているというよりもExcelを状況に合わせて使用できるといいですね。
資料作成には、PowerPointを使用することが多いです。
何を伝えたいのか、図解や表を作成して見やすくまとめる力が求められます。
営業事務
営業事務の仕事は、営業のサポートをする仕事です。
営業担当者は、社外にいることが多いため、社内で取引先からの問い合わせや取りつぎ、応対など営業担当社と取引先がうまくコミュニケーションがとれるように社内で事務作業を行います。
主な仕事内容は、
- 電話・メール応対
- 請求書の作成
- 受注・発注のデータ入力
- データ集計
- 社内資料の作成
- お客様の情報管理
- 在庫管理
- 売掛金・買掛金の管理
などです。
社内外問わずコミュニケーションを取る必要があり、社外からの依頼もあるため臨機応変な対応力も求められます。
仕事を段取り良く仕事を進めていくことで、営業担当者が営業しやすい環境を作る必要もあります。
経理事務
会社のお金の流れを管理し、帳簿付けが主な仕事です。
※帳簿付けとは、収入や支払いが確定した日付でお金を計算する方法のこと。
常にお金を扱うため、正確さが求められる仕事です。
仕事内容はお金に関する仕事が多く、
- データ入力
- 伝票整理
- 入出金管理
- 現金・預金の管理
- 社内の経費精算
- 受注や発注の確認
- 稟議の確認
- 与信確認（取引先が信用できる会社か確認すること）
- 請求書の確認
- 給与計算・支払い対応
といった内容です。
支払い対応では、金額を間違えないことは当然です。
支払いが遅れるということがあった場合は、取引先と信頼を失うことにもなりかねません。
お金という一つの会社の信頼関係を扱う仕事でもあります。
経理独特の売掛金などの知識を事前に知っておく意味では、簿記を持っておくと仕事に役に立ちます。
総務事務
総務事務は会社の人数規模によって担当する仕事内容が変わります。
専門として人事がいない場合は、人を新しく雇うための採用に関してや社員の労働に関する事務作業なども行います。
専属の経理がいない場合は、経理事務が行うような仕事も担当することがあります。
主な仕事内容は、
- 書類作成
- 資料作成
- メール応対
- 備品管理（会社で必要なモノの管理）
- オフィス家具の管理
- 電話応対入退職者の対応
- 社内イベントの企画・運営
- 社会保険手続き
- 郵便物の発送・受け取り
- 鍵管理
などです。（まだまだたくさんあります。）
基本的に、人と接する機会が多い仕事です。
また、社内に限らず、取引先の社外も含めて、冠婚葬祭といったイレギュラーなことが起こった場合に対応するのも総務事務の仕事になりますので、臨機応変な対応も求められます。
会社全体のモノの管理やヒトの管理といった、社員が働きやすい環境づくりといった部分も担当する仕事でもあります。
気配り力やコミュニケーション力は必要不可欠です。
必要なスキルは？
事務職に共通して必要になるのは、パソコンスキルです。
また、メール対応だけでなく、電話対応や来客応対といった取引先やお客様と接する機会が多いので、
- 言葉遣い
- 一般常識
- 身だしなみ
- 礼儀作法
などをしっかり身につけておく必要もあります。
社内、社外の人とのやり取りをスムーズに行うためのコミュニケーション能力、臨機応変な対応力、文章作成能力も大事なスキルです。
そして、事務職の仕事の多くは、営業や上司等のサポート役として動く事も多いので、気配りや補佐する能力やその時の状況に応じた柔軟な対応力も必要となってくるでしょう。
どんな人が向いているの？
社内外問わずさまざまな人と関わる仕事ですので、コミュニケーションをとることが苦痛でない人、誰かをサポートしたい人に向いている仕事です。
- 細かいことが苦痛でない
- コツコツ進めていける
- 小さいところにも気がつく
一つ一つ確実に対応できるよう細かい作業や気配りが必要です。
事務・オフィス系のキャリアステップって？
配属される部署や携わる仕事により変わってきますが、資格を取得するのもキャリアアップの一つです。
例えば経理事務や会計事務、医療事務など専門的なスキルや資格を必要とする職種の場合は特に資格取得を目指すとよいでしょう。
資格を取得するだけで昇格や昇給をのぞめるわけではありません。しかしながら、資格を取得すれば、スキルが向上し仕事の幅も広がります。
事務の仕事は特に、ずっと任された仕事だけをこなしていくだけではキャリアアップは望めません。正確性やスピードなどスキルを向上させていくことはもちろん、常に一歩先を読んで自分自身で仕事の幅を広げていくことが重要です。
事務職のやりがいは？
事務職の業務は誰かの補佐的な役割を担うことが多いため、求められていることと提供するものがマッチするか否かが非常に重要です。
社内外問わず様々な人とコミュニケーションをとる必要があることや、突発的な仕事への柔軟な対応力が必要になることが大変な部分ではあります。
しかし、身近な人の役に立っていることを実感したときや、自分が補佐した仕事がプロジェクトの成功や契約につながったときには大きなやりがいを感じられる仕事です。
コツコツ何かに打ち込める人、様々な人とコミュニケーションがとれる人、誰かのサポートをしたい人に向いている仕事と言えるでしょう。
